在和檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)館庫(ku)管理人員打交道過程中，越(yue)來越(yue)多的(de)被檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)管理人員問(wen)到，如(ru)何(he)快(kuai)速(su)地對(dui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)進行編(bian)碼整理，方便的(de)使用(yong)智能檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)密(mi)集架。為滿足廣大用(yong)戶的(de)需求，融安特(te)的(de)技(ji)術(shu)人員，為您詳細講述如(ru)何(he)快(kuai)速(su)的(de)為檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)密(mi)集架編(bian)碼，存(cun)檔(dang)(dang)(dang)(dang)。

智能(neng)檔案密集架編號應符合下列要求：

1、整齊一致

排列一致，橫豎成行，不(bu)同規(gui)格式樣的分排;

2、通風避光

有窗庫(ku)房的(de)智能密(mi)集(ji)架排列，應與(yu)窗戶垂直(zhi)，以避免強烈光線直(zhi)射;

3、空間利用

主要過道的寬度一(yi)般(ban)可在1m-1.2m間(jian)，一(yi)般(ban)的、非密集(ji)架、架與架之間(jian)的距離以0.8m左右為宜，柜與柜間(jian)的距離適當加寬，柜架不(bu)應緊(jin)靠墻壁;

4、統一編號

自門(men)口起(qi)從左至右編(bian)架(柜)號，每個架(柜)子(zi)的(de)欄也從左至右編(bian)號，每欄的(de)格自上而(er)下(xia)編(bian)號。如果沒有(you)欄，則是從上到下(xia)編(bian)格號。

以(yi)上是大(da)致的思路，以(yi)下(xia)是具(ju)體的執行規范。

圖

1、主題內容與適用范圍

本標準規(gui)定了檔(dang)號的結構、編制原則和編制方法(fa)。

本標準(zhun)適用(yong)于檔案館(室)編制檔號(hao)。

2、術語

2.1檔號

智能檔案密集柜(ju)在整理和管理檔案的(de)過程中，以(yi)字符形式賦予檔案的(de)一組代碼。檔號是存取(qu)檔案的(de)標記(ji)，并具有(you)統(tong)計(ji)監(jian)督的(de)作用(yong)。

2.2全宗號

智能檔案密(mi)集柜給定每個全宗的代碼。

2.3案卷目錄號

全宗內案卷所屬目錄(lu)的代(dai)碼。

2.4類(lei)別號

館(室)藏檔案類別的代碼。

2.5項目號(hao)

產品、工程、課題、設備等檔案的代字(zi)和代號。

2.6案卷號

案(an)卷排列的(de)順(shun)序號。

2.7件號(hao)

案(an)卷內文件的(de)順序(xu)號。

2.8頁(ye)(張)號

案卷內文件每(mei)頁(張)的順序號(hao)

2.9代(dai)碼

一(yi)個或一(yi)組有序的(de)、易于計算機和人識別(bie)與(yu)處理的(de)數字(zi)(zi)、字(zi)(zi)母、漢字(zi)(zi)及其他(ta)符號。

3、檔號(hao)編制原則(ze)

3.1唯 一性原則

檔案(an)館(室)內(nei)檔號(hao)(hao)應(ying)指(zhi)代單一。不(bu)同編號(hao)(hao)對象(xiang)應(ying)賦予不(bu)同代碼(ma)，一個代碼(ma)只表示一個編號(hao)(hao)對象(xiang)。

3.2合(he)理性(xing)原則

檔號結構要(yao)與館藏檔案的(de)整理分類(lei)體系(xi)相適應。

3.3穩定性原(yuan)則

檔(dang)號一經確(que)定，一般不應隨(sui)意改(gai)變

3.4擴充(chong)性(xing)原(yuan)則

檔號要(yao)(yao)留有適(shi)當的遞增容(rong)量，以便適(shi)應(ying)不(bu)斷擴充檔案的需要(yao)(yao)。

3.5簡單性原(yuan)則(ze)

檔號力求簡短明(ming)了，以便減(jian)少代(dai)碼差錯，節省存儲空間，提高處理效率。

4檔號的結構

檔(dang)號結構分為三種(zhong)：

4.1第(di) 一(yi)種結構為：全宗號(hao)—案卷(juan)目錄號(hao)—案卷(juan)號(hao)—件、頁(張)號(hao)。

4.2第 二種(zhong)結(jie)構為(wei)：全(quan)宗號(hao)(hao)—類別號(hao)(hao)—案卷號(hao)(hao)—件、頁(ye)(張) 號(hao)(hao)。

4.3第 三種(zhong)結構為：類別號—項目(mu)號—案卷號—件、頁(張)號。

4.4檔號中左邊(bian)為(wei)上位(wei)代碼(ma)，右邊(bian)為(wei)下位(wei)代碼(ma)，連寫時上、下位(wei)代碼(ma)之間(jian)用“—”(短(duan)橫)相隔。

4.5件號(hao)、頁(張)號(hao)可根(gen)據檔案保管和使用(yong)的需要，選擇一項編號(hao)。

5、檔號(hao)的編制(zhi)方法

5.1全宗號的編(bian)制方法

全宗號用四位代(dai)碼標(biao)識(shi)。其中第 一位用漢語拼音字(zi)母標(biao)識(shi)全宗屬性(xing)，后三位用阿(a)拉伯數(shu)字(zi)標(biao)識(shi)某一屬類(lei)全宗的順序號。

5.1.1全宗屬類(lei)代碼的編制(zhi)方法

5.1.1.1在(zai)一個(ge)檔案館(guan)內，全(quan)宗屬類代碼不(bu)應重復。

5.1.1.2全宗(zong)屬性單一(yi)的檔案館可以“0”作屬類代碼。

5.1.2全宗順序號的(de)編(bian)制方(fang)法

5.1.2.1全宗屬(shu)類內的(de)各個全宗按排列次序流水編號。

5.1.2.2在一(yi)個屬類內不(bu)應有重復的全宗順序號。

5.2案卷目錄(lu)號的(de)編制方法

案(an)卷目(mu)錄號以三位阿拉伯數字標識。

5.2.1案卷目(mu)錄號應根據全宗內(nei)檔案整(zheng)理(li)狀況設(she)置，可按不(bu)同(tong)時間(jian)，不(bu)同(tong)組織結構，不(bu)同(tong)保管期限，不(bu)同(tong)專題或不(bu)同(tong)載體形態設(she)置案卷目(mu)錄號。

5.2.2每(mei)一(yi)案(an)(an)卷(juan)(juan)目(mu)錄所含案(an)(an)卷(juan)(juan)數量一(yi)般以三(san)位數為宜(yi)。即，案(an)(an)卷(juan)(juan)目(mu)錄內案(an)(an)卷(juan)(juan)數量不足100時，一(yi)般不另立案(an)(an)卷(juan)(juan)目(mu)錄，亦不另編案(an)(an)卷(juan)(juan)目(mu)錄號;案(an)(an)卷(juan)(juan)數量超過(guo)1000時，一(yi)般應另立案(an)(an)卷(juan)(juan)目(mu)錄，并另編案(an)(an)卷(juan)(juan)目(mu)錄號。

5.2.3在一個全宗內不應(ying)有重復的案卷目錄號。

5.3類別號的編制方法(fa)

5.3.1類別(bie)號由(you)漢字(zi)、漢語拼音字(zi)母或阿(a)拉伯數字(zi)組成的代碼標識(shi)。

5.3.2不(bu)(bu)同(tong)級位的類別之間(jian)可(ke)用間(jian)隔符“.”分開(kai)。不(bu)(bu)產(chan)生(sheng)誤(wu)解(jie)時，可(ke)省略(lve)間(jian)隔符。類別號一(yi)般不(bu)(bu)應超過(guo)三級。

5.3.3在(zai)一個(ge)智能檔(dang)案密集柜(室)內或一個(ge)全宗內，不應(ying)有重(zhong)復(fu)的(de)類別號。

5.4項(xiang)目號的(de)編制方法

項(xiang)目(mu)號(hao)引用有關管理部門編制的(de)項(xiang)目(mu)代(dai)號(hao)

5.5案卷(juan)號(hao)的編制方法

5.5.1案卷號用三位阿拉伯數字標識。

5.5.2目錄內(nei)的案(an)卷按排列(lie)次序流水編號，不應有(you)空號。

5.5.3每一案(an)卷(juan)目錄(lu)內的全部案(an)卷(juan)只應(ying)(ying)編一個流水(shui)順序(xu)號。如(ru)一個目錄(lu)出現(xian)兩(liang)個以上(shang)(shang)(含兩(liang)個)案(an)卷(juan)流水(shui)順序(xu)號時應(ying)(ying)重(zhong)新編案(an)卷(juan)號或(huo)分(fen)設案(an)卷(juan)目錄(lu);如(ru)一個案(an)卷(juan)流水(shui)順序(xu)號分(fen)登(deng)兩(liang)個以上(shang)(shang)(含兩(liang)個)案(an)卷(juan)目錄(lu)時應(ying)(ying)合(he)并為一個目錄(lu)號或(huo)按目錄(lu)分(fen)編相應(ying)(ying)數目的案(an)卷(juan)流水(shui)號。

5.6件(jian)號的編制方法

5.6.1不(bu)裝訂的案卷(juan)，卷(juan)內(nei)文件必 須單件裝訂編號(hao)。

5.6.2件號用阿拉伯(bo)數字標識。

5.6.3卷內文件按排列次序流水編(bian)號，不應有空號。

5.6.4件號(hao)前(qian)(qian)必 須同時列(lie)寫案卷及其以前(qian)(qian)各號(hao)。

5.7頁(張)號(hao)的編制方法

5.7.1頁(張)號(hao)用阿拉(la)伯數字標識。

5.7.2卷內文(wen)件各頁(張)按(an)排列次序流(liu)水編號(hao)。不應有空(kong)號(hao)。